Blog. Sfaturi si stiri din eCommerce

Pașii deschiderii unui magazin online

19 July 2018
Distribuie pe Share Facebook Share Twitter Share Linkedin
Pașii deschiderii unui magazin online

Pentru antreprenorii români, ideea de a își deschide un magazin online a devenit din ce în ce mai tentantă în condițiile în care România a cunoscut în 2017 cea mai mare rată de creștere a pieței de comerț electronic din întreaga regiune a Europei Centrale și de Est și anume 37%. Odată luată decizia de a investi într-un magazin online, antreprenorul se lovește însă de informația puțină și foarte dezorganizată pe care o poate găsi pe această tema și care trece de la lucruri legate de platforma e-commerce și marketing online până la diverse reglementări legislative și avize. În dorința de a veni în ajutorul antreprenorilor și viitorilor antreprenori e-commerce și de a crește împreună această piață, echipa ContentSpeed a pus cap la cap informațiile și pașii de care ai nevoie pentru ca tu să ai un început cât mai ușor în comerțul online și să te poți concentra pe afacerea ta și clienții tăi în loc să ai grija detaliilor juridice și de procedură. 


Ca pași principali în deschiderea unui magazin online enumerăm mai jos: 

1. Deschiderea sau stabilirea entității juridice sub care va funcționa magazinul online – formă de organizare juridică, cod CAEN, sediu social, avize și autorizații, dosar de înființare;

2. Care este codul CAEN necesar pentru activitatea unui magazin online?

3. Alte obligații legislative de care magazinele online trebuie să țină cont

4. Alegerea numelui afacerii – rezervarea domeniului online și a denumirii companiei;

5. Pregătirea și depunerea pentru înființarea entității juridice

6. Stabilirea furnizorilor sau producătorilor cu care vei lucra

7. Alegerea platformei de e-commerce pentru magazinul online

8. Alegerea firmei sau firmelor de curierat cu care vei coopera pentru livrarea produselor

9. Alegerea furnizorului de servicii de procesare plăți online

10. Pregătirea magazinului online pentru vânzare

11. Decizii operaționale – angajare personal sau/și externalizarea unei părți din servicii



Deschiderea sau stabilirea entității juridice sub care va funcționa magazinul online

Forma de organizare juridică sub care va funcționa magazinul online - Din punct de vedere legal, este obligatoriu ca activitatea unui magazin online să se desfășoare printr-una dintre următoarele forme de organizare: persoană fizică autorizată (PFA), firmă (SRL sau SRL-D), întreprindere individuală sau întreprindere familială. Este de analizat și necesitatea obținerii codului de TVA pentru activitatea firmei. 

Care este codul CAEN necesar pentru activitatea unui magazin online?

Codul CAEN necesar pentru activitatea unui magazin online este 4791 – comerț cu amănuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin Internet. 

Codul CAEN 4791 include produsele cumpărate care pot fi livrare clientului prin poștă sau firmă de curierat, dar și pe cele care pot fi descărcate direct via internet (deci se potrivește și magazinelor online care comercializează ebook-uri, spre exemplu). Ca excepție importantă, această clasă nu include vânzarea cu amănuntul a autovehiculelor sau a motocicletelor, a pieselor sau accesoriilor pentru acestea. Deci pentru magazinele online sau offline de vânzare cu amănuntul de autovehicule, motociclete și piese sau accesorii auto-moto, codul CAEN pentru magazinul online poate fi unul dintre 4511 (comerț cu autoturisme și autovehicule ușoare), 4519 (comerț cu alte autovehicule), 4531 (comerț cu ridicata de piese și accesorii pentru autovehicule) sau 4540 (comerț cu motociclete, piese și accesorii aferente, întreținerea și repararea motocicletelor). 

În funcție de specificul activității magazinului online se pot adăuga și altele coduri CAEN. Dacă ai deja o firmă sub care vrei să își desfășoare activitatea magazinul online, trebuie prevăzut codul CAEN 4791 în actul constitutiv al societății. Indiferent dacă firma este nou înființată sau nu, codul CAEN 4791 trebuie prevăzut în actul constitutiv al societății la obiectivul principal de activitatea și codul CAEN trebuie autorizat prin completarea unui formular special existent la Registrul Comerțului. 


Din punct de vedere legislativ, legea aplicabilă pentru magazine online pe care este important să o ai în vedere este legea comerțului electronic, respectiv Legea nr. 365/2002. Conform acestei legi, orice societate care dorește să își vândă produsele online trebuie să afișeze pe website-ul magazinului online datele de identificare prevăzute la articolul nr. 5 din Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic: numele societății, sediu societate, adresă, număr de telefon. De asemenea pe website trebuie să apară explicit tarifele aferente serviciilor oferite cu precizarea includerii sau nu a TVA-ului și precizări referitoare la includerea sau nu în preț a cheltuielilor de livrare. În plus, magazinele online trebuie să pună la dispoziția clientului o procedură gratuită prin intermediul căreia să poată fi transmise sesizări, comentarii și plângeri. 

Din punct de vedere juridic, comercializarea produselor unui magazin online se face prin contract la distanță, iar contractele la distanță sunt reglementate de OUG nr. 34/2014. De aici reies termenii și condițiile pe care consumatorul le bifează odată cu un contract la distanță cu un magazin online. 

Dacă vă întrebați dacă veți avea sau nu nevoie de o casă de marcat pentru a vă desfășura activitatea ca magazin online, veștile sunt bune pentru că din punct de vedere legal există obligativitea de a utiliza casa de marcat dacă produsele magazinului online sunt livrate direct către clientul persoană fizică. Dat fiind însă că în e-commerce, produsele sunt livrate de către magazinele online către consumatorul final prin firmele de curierat, firmele de curierat încasează contravaloarea produsului în cazul plății ramburs și atunci contravaloarea produsului se transferă de la firma de curierat în contul magazinului online fără necesitatea unei case de marcat. 

În funcție de produsele pe care le vei comercializa, este posibil să fie necesară și obținerea altor autorizații de Mediu, PSI sau de la Direcția Sanitară și Direcția Sanitar-Veterinară. 


Din punct devedere al rezervării denumirii companiei la Registrul Comerțului, aceastărezervare se poate face și online aici - https://portal.onrc.ro/  Dacă ne dorim ca denumirea societății să fieaceeași sau similară sau să includă brandul nostru și vrem ca magazinul nostruonline să aibă acest nume, este o idee bună să verificăm înainte șidisponibiitatea numelui de domeniu pe ROTLD - http://rotld.ro/home/


Pregătirea și depunerea pentru înființarea entității juridice

Odată stabilite forma de organizare, codurile CAEN, sediul social, nu mai ai decât să pregătești dosarul de înființare a entității juridice și să depui dosarul. Dosarul de înființare a entității juridice depinde de forma de organizare pentru care vei opta. Dacă vei opta, spre exemplu pentru un SRL, dosarul de înființare a SRL-ului magazinului online va trebui să conțină:

- Cărțile de identitate ale asociațiilor;
- Actele sediului social (după caz, acte de proprietate, acord de comodat etc.);
- Rezervarea denumirii firmei sau PFA;
- Actul constitutiv al firmei;
- Declarație autentificată la notar dacă este vorba despre SRL cu asociat unic;
- Specimen de semnătură al asociaților;
- Dovada depunerii capitalului social al firmei;
- Cererea de înființare a firmei;
- După caz, acele eventuale avize sau autorizații de funcționare necesare menționate mai devreme. 

Stabilirea furnizorilor sau producătorilor cu care vei lucra

În funcție de produsele pe care le vei comercializa, vei avea de luat o decizie cu privire la furnizorii de produse – vor fi producători, vor fi distribuitori, vei face dropshipping. Va fi nevoie să faci research amănunțit pe categoria ta de produse și să ai discuții și negocieri cu potențiali distribuitori. Este important în acest research să te folosești de tool-urile pe care le ai la dispoziție pentru a afla cât de atrăgătoare pot fi produsele pe care vrei să le aduci pentru publicul din România – folosește tool-uri gratuite precum Google Trends sau Google Ads Keyword Planner pentru a afla ce caută clienții tău pe Google și a afla ce produse ar putea avea un grad mai ridicat de atractivitate. 


Alegerea platformei de e-commerce pentru magazinul online 

Odată stabilită entitatea juridică corespunzătoare magazinului tău online, pasul al doilea este construirea sau stabilirea interfeței tehnice – magazinul tău online propriu-zis. Aici vei avea de ales între multiple variante disponibile pe piață de la platforme custom-made la platforme open source sau variante de platforme SaaS (software as a service), platforme de magazine online de închiriat, reale soluții de magazine online la cheie. 

Pentru magazinele online aflate la început, soluția optimă din punct de vedere al costurilor este platforma închiriată (soluția SaaS). Marele avantaj al soluției pare la o primă vedere a fi costul. Dar lăsând la o parte rapiditatea instalării și costurile mai mici de lansare a unui magazin online, platforma SaaS are ca avantaje: 

- faptul că este construită pe experiența de vânzare online a sute de magazine deja funcționale – mare avantaj din punct de vedere customer experience și intuitivitatea navigării;

- are deja făcute la cheie integrările cu principalii furnizori de servicii de care vei avea nevoie: firme de curierat, firme de procesare de plăți online, comparatoare de prețuri, tool-uri de marketing, platforme de afiliere, platforme de email marketing, servicii ERP, servicii e-fulfillment, integrare Facebook și Google login, principalele marketplace-uri;

- o soluție e-commerce SaaS are deja făcute setările de GDPR de care ai nevoie începând cu 25 mai 2018. 



Alegerea firmei sau firmelor de curierat cu care vei coopera pentru livrarea produselor 

După cum povesteam mai sus, livrarea produselor comercializate de magazinul online către consumatorul final se face prin firmele de curierat. Acestea încasează de cele mai multe ori și banii de la clienți. Trebuie aici ținut cont de faptul că în România aproximativ 90% dintre plățile efectuate de clienți pentru magazinele online sunt ramburs la livrare, procesul de plăți online prin card în e-commerce fiind sub 10% la final de 2017. Este deosebit de important să discuți și negociezi din vreme cu firmele de curierat și să închei contractul cu acestea, iar apoi să ai grijă de integrarea (prin API sau altfel) firmei de curierat cu platforma e-commerce pe care va funcționa magazinul tău online. 

Ce ar trebui să pregătești pentru discuțiile preliminare cu firmele de curierat:

- Previziuni referitoare la numărul de comenzi în prima lună de colaborare; 

- Date referitoare la procesul logistic de primire a comenzilor de către firma de curierat și de modul de predare a coletelor către aceștia. 

Ce va trebui apoi să negociezi și despre ce este important să ceri mai multe informații în legătură cu oferta comercială a firmei de curierat: 

- Să ceri din vreme draftul de contract standard al firmei de curierat pentru o cooperare e-commerce; 

- Să ceri un cont demo pentru vedea cât de intuitivă este platforma și cât de ușor de folosit este;

- Să ceri documentația tehnică completă pentru integrare sau să te asiguri că există integrare între platforma magazinului tău online și firma de curierat deja sau că se poate face ușor;

- Să negociezi costul de livrare, de retur, costul de transfer pentru rambursul la livrare, valoarea de asigurare a coletelor pierdute, costul de trimitere email sau SMS de notificare client. De asemenea, ai în vedere să discuți alte servicii – Click & Collect, livrare la puncte de proximitate sau lockere, plată prin mobile POS la livrare etc – servicii disponibile în funcție de compania de curierat aleasă;

- Stabilește pentru tarifele de mai sus praguri de volume de comenzi la care se vor negocia aceste tarife. 


Alegerea furnizorului de servicii de procesare plăți online

Deși doar 10% dintre plățile din e-commerce în România sunt făcute online prin card, este foarte important să stabilești din timp discuțiile și negocierele cu firmele de procesare de plăți online prin card și să închei contractul cu acestea. Este important să discuți din timp oferta comercială pentru firmele procesatoare de plăți online pe care le ai în vedere și să negociezi comisioanele aferente pentru plata online prin card în funcție de diferite praguri de volume procesate lunar. Atunci când faci negocierea, este bine să ai în vedere și următoarele aspecte: 


Pregătirea magazinului online pentru vânzare

Cele mai importante aspecte de avut în vedere înainte să lansezi magazinul online ar fi:

- Testarea User Experience a magazinului tău online – să plasezi comenzi de test și să verifici dacă este ușor de folosit, dacă este intuitivă plasarea comenzilor online, dacă procesul de comandă nu are erori etc;

- Este foarte important să vezi că procesul de comandă este funcțional și, la fel, procesul de retur;

- Descrierea produselor, fotografiile de produs și alte detalii legate de paginile de produs;

- Modul de import al produselor în magazinul tău online. 

Odată testate detaliile de funcționare a fluxului de comandă și a fluxului de navigare prin magazinul online pentru utilizator, este important să te asiguri că paginile de produs din magazinul tău online pun bine în valoare produsul – descrieri tehnice, imagini de produs, recomandări de alte produse etc. Va trebui să obții descrierile produselor de la producător, dar ai în vedere că din punct de vedere SEO (indexare în Google Organic) este recomandat ca măcar primele 1-2 propoziții din descrierea produsului în magazinul tău online să fie originale. 

Un aspect important la care trebuie să te gândești din timp sunt fotografiile pentru produse sau eventualele video-uri de prezentare ale produselor. Este important să discuți cu furnizorii de produse pentru a afla ce fotografii sau materiale îți pun la dispoziție și să te asiguri că acestea pot fi folosite, în ce condiții și să verifici dacă îndeplinesc criteriile de calitate necesare unei bune informări a consumatorului. Este recomandat ca fotografiile de produs să pună produsul în context, să scoată în evidență detaliile și să fie cât mai atrăgătoare. Mai ales pentru produse din categoriile fashion, mobilă și decorațiuni sau produse pentru copii și bebeluși, unde cumpărăturile tind să fie impulsive, este important ca aspectele și detaliile care conving utilizatorul să cumpere să fie la fel de bine evidențiate și puse în valoare precum aspectele funcționale. 

Este important să vezi cum se face importul de produse în platforma magazinului tău online. Cel mai probabil va fi printr-un fișier de import cu câmpuri prestabilite pe care tu va trebui să le ai completate din timp pentru toate produsele. 


Este important să îți pui din timp pe hârtie un plan de afaceri al magazinului online. În funcție de investiția ta inițială și previziunile de vânzări online, te vei lovi și de alte decizii – cât de repede să angajezi personal sau să externalizezi servicii operaționale, de logistică sau marketing. Din operațiunile de zi cu zi ale unui magazin online fac parte cel puțin următoarele:

- Partea de fulfillment pentru comenzi – stocuri, împachetare, facturare, pregătire pentru livrare. Această parte o poți face tu la început sau poți angaja pe cineva pentru asta sau o poți delega unei firme de e-fulfillment. Este important să decizi cu ce software de facturare vei lucra (nu e greu să te ocupi tu manual de primele 2-3 facturi, dar în timp vei avea nevoie de o soluție automată) și să te asiguri de integrarea ușoară a acestuia cu platforma ta e-commerce, cum vei face împachetarea comenzilor și care este procedura de lucru cu firma de curierat – atât pentru comenzi, cât și pentru retururi și, mai ales, pentru situații speciale care vor apărea (colete pierdute, colete deteriorate, colete refuzate etc);
- Partea de marketing și promovare a magazinului online – aici intră orice de la promovarea tradițională până la cea online (Google Ads, Facebook Ads, social media – Instagram, Youtube și altele). Este important și aici să decizi dacă te vei putea ocupa tu (și aici poate ai sau nu nevoie de cursuri de e-commerce), dacă vei angaja un om de marketing specializat pentru e-commerce sau dacă vei lua în calcul colaborarea cu o agenție de marketing online pentru promovarea magazinului tău online. Indiferent de decizia ta, este important să ai instalat Google Analytics pentru a putea avea o evidență a datelor magazinului tău online – vizite, comenzi, surse de trafic, performanța campaniilor de promovare online etc;
- Partea de Customer Support și servicii de telefonie – vei avea nevoie de un număr de telefon și trebuie să decizii din timp dacă vei opta pentru Customer Support in-house, externalizat, dacă vei avea sau nu nevoie de centrală telefonică. Există pe piață numeroase. Poți decide să angajezi 1 sau 2 oameni și vei avea atunci nevoie fie de centrală telefonică sau o soluție VoIP cu centrală telefonică, fie vei externaliza unei firme care se ocupă de Customer Support și atunci este important să lucrezi cu aceștia pentru principalele proceduri. În ambele cazuri, nu uita să iei în calcul partea de call tracking pentru a ține evidența apelurilor primite, a duratei apelurilor etc. 

Deși pare complicată, deschiderea unui magazin online este o călătorie frumoasă atunci când ai informațiile necesare la dispoziție și atunci când ai alături parteneri de încredere. Aceștia sunt doar primii pași în e-commerce, dar te încurajăm să ții aproape de ContentSpeed pentru mai multe informații valoroase și de încredere pentru magazinul tău online. 

Ne gasesti si pe

Share TwitterShare LinkedInShare Google Plus

Aboneaza-te la newsletter!

Interesat de e-commerce?

Aboneaza-te la newsletter pentru a afla ultimele stiri din domeniu.

Creste-ti Afacerea Online

Descarca GRATUIT
MegaGhidul eCommerce

Ramai conectat!
Afla sfaturi si stiri din ecommerce.

Incearca gratuit platforma 14 zile.

Cream un magazin online complet functional intr-un minut.